Il tempo diviene sempre più una componente importante nella gestione delle relazioni tra fornitori e clienti. La rapidità, infatti, è uno di quegli aspetti che diventano dei veri e propri discriminanti per definire una relazione. Il concetto di velocità certo non è nuovo, ma da quando le aziende ricorrono sempre più al Just-In-Time la consegna certa e in tempi ridotti diventano must per essere competitivi. Purtroppo le infrastrutture (strade, autostrade e ferrovie) non agevolano il flusso fisico del prodotto, basti considerare il crescente aumento del traffico e le restrizioni alla mobilità imposti dalle municipalità (targhe alterne, blocco del traffico). Con questi vincoli, aumentare la velocità della relazione e conseguentemente il livello di servizio del cliente possono essere ottenuti solo se si rendono più veloci i trasferimenti delle informazioni. Come già ampiamente dimostrato in letteratura le applicazioni di information technology divengono le infrastrutture migliori per gestire in modo sicuro, potenzialmente libero da errori le relazioni in tempo reale.

Lotto Sport Italia, azienda che ha chiuso il 2007 con un fatturato di 300 milioni di Euro, leader nel settore delle scarpe, abbigliamento e accessori per lo sport ha avviato una fase di integrazione della propria supply chain. L’azienda, nata nel 1973, ha sede nel trevigiano e gestisce cinque marchi: Lotto, Lotto Works, Lotto Leggenda, Le DD ed Etonic. Poiché alcune linee di business sono gestite con modalità MTS (Make-To-Stock) l’azienda necessitava di un sistema in grado di gestire al meglio le relazioni con la rete di vendita. In particolare si riteneva necessario ridurre i lead time, ridurre tutti i potenziali errori che potrebbero essere commessi in fase di trasferimento dell’ordine dall’ agente al centro distributivo, conoscere in tempo reale le giacenze a magazzino per essere in grado di fornire al cliente delle date certe di consegna.

Il progetto pilota è stato avviato su un marchio, Lotto Works. Si tratta di una linea di calzature e di abbigliamento antinfortunistici. I motivi di questa scelta sono da attribuirsi al fatto che il numero di codici trattati è in numero minore rispetto alle altre linee e i prodotti hanno cicli di vita più lunghi, in media  tre anni. Questi elementi costituiscono le basi per una gestione completa ma semplificata della transazione informativa che collega l’agente all’azienda.

L’azienda con questa linea si presenta in un mercato insolito, caratterizzato da negozi specializzati nei prodotti antinfortunistici e da negozi di ferramenta e edilizia. La raccolta degli ordini avviene attraverso una rete di agenti non monomandatari che si occupano sia del mercato italiano che estero. Fino a poco tempo fa l’agente raccoglieva gli ordini e li trasferiva appena gli era possibile all’azienda o attraverso e-mail o attraverso fax. Questa modalità di trasferimento presentava comunque una serie di limiti:

possibilità di compiere degli errori nella trascrizione dell’ordine;

tempi di attesa nel processo dell’ordine (raccolto in mattinata, viene trasferito quando l’agente può collegarsi alla rete Internet o via fax);

possibilità di vendere merce non esistente a magazzino, con conseguente ritardo nella consegna e insoddisfazione del cliente;

necessità di dedicare una persona al data entry degli ordini arrivati via fax, risorsa questa impiegata in un’attività a non valore aggiunto.

Queste premesse, unitamente alla volontà di rendersi autonoma nello sviluppo e nella manutenzione delle applicazioni, hanno spinto l’azienda a investire nel prodotto TwinPulse Mobile Platform, ingegnerizzato da Newtone Sistemi S.r.l. di Vigonza (PD), che presenta le seguenti caratteristiche:
Grande semplicità e elevata produttività nello sviluppo di applicazioni palmari in ambiente Windows Mobile/Ce;

Capacità di connettersi con i più diffusi DB;

Possibilità per i client di lavorare, anche nella stessa applicazione, in modalità Online e/o Offline (sono dotati di Db Sql.ce) e di connettersi al server in qualsiasi modalità (cavo Usb, Wi-Fi, Gprs/Umts, ecc.);

Possibilità per l’applicazione client di utilizzare funzioni complesse già presenti nel sistema gestionale (prezzo di un prodotto per cliente, disponibilità, ecc.);

Capacità di aggiornare le applicazioni stesse del terminale palmare attraverso una connessione remota.

Il sistema sviluppato da Lotto per la raccolta degli ordini è semplice ma molto efficace. Gli agenti vengono dotati di un palmare. Il palmare è collegato via GPRS/UMTS al server aziendale continuamente durante il giorno. Nei casi in cui non vi sia il segnale, il dispositivo mantiene in memoria le operazioni che vengono fatte e le trasmette all’azienda appena vi sia segnale.

Il sistema non necessita di tempi di accensione come nel caso di un PC tradizionale e sicuramente ha peso e ingombro molto inferiori. Il grande vantaggio, che si traduce in valore agli occhi del cliente, è che l’agente riesce a vendere la merce interrogando in tempo reale ed in presenza di copertura di rete, il sistema gestionale aziendale per ottenere la disponibilità di magazzino (in assenza di rete il sistema fornisce la disponibilità risultante alla ultima connessione remota on-line).

In questo modo si vende la merce solo quando questa è disponibile, in alternativa può essere prenotata; ma in questo caso il cliente è consapevole dei tempi di consegna. L’errore che viene evitato è quello di piazzare sul mercato delle quantità di prodotti che generano stock out, con conseguente ritardo nelle consegne e riduzione del livello di soddisfazione.

La scelta di avviare il progetto sui prodotti Lotto Works, caratterizzata da ridotti codici meno sensibili alle mode, ha permesso di lavorare per trovare una piena ergonomia di lavoro per la rete di vendita. In pratica, grazie anche ai suggerimenti e consigli dei venditori, si sono trovate delle soluzioni di usabilità tali da rendere il sistema informativo semplice, immediato e di facile comprensione. Inoltre, questa stretta collaborazione con gli utenti finali del sistema ha permesso di ridurre i tempi di applicazione del sistema e l’impatto organizzativo è stato minimo. Il successo è stato determinato dal percepire il cambiamento come un reale miglioramento delle condizioni di lavoro. Ad oggi, a sei mesi dal lancio dell’applicazione sono state raccolte attraverso l’applicazione sviluppata con il sistema TwinPulse della Newtone oltre 9.000 righe d’ordine migliorando il livello di servizio nei tempi di consegna ai clienti dal 30% al 40% e ottenendo il ROI in tempi strettissimi. Per questo, si sta pianificando di estendere l’uso di applicazioni sviluppate con TwinPulse a nuove aree di business, in particolare in quelle in cui il tempo di reazione dall’ordine è determinante, come nell’ambito del team wear, dove si ritiene di arrivare a una riduzione dei tempi di consegna almeno del 50%.

Come più volte affermato, i progetti dell’azienda sono sempre orientati alla soddisfazione del cliente e questo lo si percepisce anche nella gestione del magazzino. Il magazzino ha un’estensione di 45.000 metri quadrati interamente scaffalato e con aree soppalcate, in grado di garantire la spedizione di 13 milioni di pezzi all’anno. Le operazioni di picking sono organizzate con modalità batch, ovvero il picker esegue dei prelievi corrispondenti a differenti ordini. L’ordinamento e l’assegnazione prodotto all’ ordine avviene nella fase finale grazie a un sorter. Tutta la merce è dotata di un codice a barre interno che codifica il modello , il colore e la taglia. L’operatore infatti a fine giro di prelievo depone la merce sul sorter, il quale è in grado di riconoscere con lettori di codici a barre a largo spettro i prodotti che sono stati raccolti. Se il picker ha compiuto un errore di prelievo (un prodotto in più o un prodotto non corretto), il sorter è in grado di segnalarlo. Un sistema di convogliamento indirizza i prodotti alle postazioni di confezionamento, una per cliente. In questa postazione un operatore preleva la merce e la sistema nell’unità di carico destinata alla spedizione. Prima di riporla nella sua collocazione viene ulteriormente letta per una ulteriore verifica della corretta attribuzione del pezzo all’ordine. Una volta richiusa la confezione si esegue un ulteriore controllo sul peso che abbatte drasticamente le probabilità di compiere errori. I tre controlli costituiscono sicuramente un costo, ma che viene ampiamente ripagato da un livello di servizio altissimo (ridottissimo numero di errori commessi). Anche in questi e altri ambiti è intenzione dell’azienda di estendere l’uso di applicazioni sviluppate con TwinPulse.

Le soluzioni organizzative che Lotto Sport Italia ha fatto, fanno parte di scelte che un’azienda fa per rispondere ai cambiamenti del mercato e al cambiamento del fabbisogno del cliente. Come afferma il presidente di Lotto Sport Andrea Tomat in una recente intervista, “per riuscire a competere con altri brand è necessario fare attente valutazioni, concentrare l’attenzione sulle priorità e portare avanti i propri programmi fino in fondo”.